Сократить расходы на 50% помогли две программы

Елена Парфенова Директор ИП Парфенова

Раньше мы вели всю документацию и отчетность в Excel: работники вводили данные в таблицы, администратор проверял заполнение полей, вносил коррективы, экономист переносил данные в бухгалтерский отчет. Помимо того, что процесс был громоздким и требовал участия многих специалистов, контролеры нередко начисляли нам штрафы и пени. Бывало даже, что арестовывали счета из-за несвоевременной уплаты налогов. Решение 1. Автоматизация учета. Чтобы сократить затраты, два года назад мы установили программу "1С:Управление небольшой фирмой". Главный ее плюс в том, что она помогает ничего не забыть: на каждое необходимое действие приходит напоминание, каждый заказ контролируется, видны все взаиморасчеты, сроки оплат, недопущение разрывов по кассе и т.д. Когда закрывается месяц, в программе автоматически все сводится воедино: формируется себестоимость, расходы (косвенные и прямые) и т.д. После того как мы немного донастроили программу, счет стал автоматически менять статус, когда поступала оплата. Производственникам больше не надо уточнять, какой заказ включать в работу, достаточно посмотреть в программу. Менеджер видит, что заказ в производстве, видит срок его выполнения, который выставило производство, и может сообщить об этом клиенту. Решение 2. Аутсорсинг бухгалтерии. Даже после автоматизации у нас все равно возникали проблемы с налоговиками (как оказалось, виной тому был непрофессионализм главбуха). Мы рассказали об этом нашим партнерам – представителям фирмы "1С". Они порекомендовали передать ведение бухучета специализированной компании "1С:БухОбслуживание Баланс Успеха". Мы согласились. Это позволило сократить штат бухгалтеров с четырех до одного, одновременно повысив эффективность процесса. Наш бухгалтер вносит первичную документацию, сотрудники аутсорсинговой компании проверяют правильность заполнения документов, формируют налоговую и бухгалтерскую отчетность организации. Автоматизация и аутсорсинг существенно улучшили нашу работу: система сама все напомнит и зафиксирует. Нам остается только вовремя выполнить соответствующие действия. Теперь мы вовремя сдаем отчетность и быстрее реагируем на письма из налоговой инспекции. Больше не нужно ездить в НК – это делает аутсорсинговая компания. Каждый месяц мы экономим как минимум 50% от прежних затрат за счет сокращения бухгалтерии и некоторых высокооплачиваемых сотрудников (мы расстались с тремя бухгалтерами, администратором и экономистом). А отсутствие штрафов и пени позволяет больше не выводить из оборота денежные средства, которые необходимы при расчете с кредиторами. Все данные теперь как на ладони: отчетность, аналитика, взаиморасчеты по дебиторке и кредитам. Достаточно иметь под рукой интернет, и я могу контролировать положение дел в режиме реального времени из любой точки. Мне больше не нужно ходить в бухгалтерию, чтобы выяснить все интересующие меня вопросы. При этом сотрудники аутсорсинговой компании оставляют в системе комментарии к документам: что следует прислать, что готово и пр.